Divulgação do relatório de auditoria de resultados “Gestão do acervo bibliográfico da rede de bibliotecas públicas”
O Comissariado da Auditoria (adiante designado por CA) divulga o relatório de auditoria de resultados intitulado “Gestão do acervo bibliográfico da rede de bibliotecas públicas”. A presente auditoria decorreu entre Março e Dezembro de 2017, tendo sido realizados, durante este período, trabalhos de auditoria in loco, com o objectivo de determinar a eficácia do modelo de gestão dos procedimentos de tratamento documental (que decorrem desde a recepção dos livros adquiridos pelo Instituto Cultural até à sua disponibilização para requisição), o ambiente no local de depósito de livros, se estes se encontram bem conservados e guardados e se existem critérios adequados para a selecção dos livros a juntar à colecção.
Os resultados da auditoria revelam que, até ao fim de Maio de 2017, existiam cerca de 100 mil documentos “registados mas não catalogados ou em vias de arrumação”, a maioria encontrava-se nesse estado há mais de cinco anos, havendo alguns que se encontravam no referido estado há mais de 17 anos. Se compararmos com o acervo das bibliotecas públicas do Instituto Cultural (adiante designado por IC), estes 100 mil documentos seriam suficientes para criar uma nova biblioteca de escala considerável. O número de documentos por processar e o tempo em que permaneceram nesta situação são assombrosos. Se este organismo continuar todos os anos a gastar milhões do erário público na aquisição de novos livros, sem qualquer critério, o que acontecerá é o tempo de processamento dos livros recém-adquiridos bem como daqueles que estão há anos por processar irá ser cada vez mais prolongado, agravando o desperdício de recursos públicos.
Os resultados da auditoria revelam, ainda, que num dos depósitos se encontrou uma grande quantidade de dejectos de pragas em cima dos livros e nos corredores e, apesar de esta situação ter sido comunicada pelo pessoal de auditoria à entidade responsável pela gestão do Depósito Central, nada foi feito durante vários meses. Por outro lado, o relatório apresenta várias fotografias para evidenciar os recorrentes problemas de infiltração nas paredes do Depósito, facto que demonstra que o IC não foi capaz de lidar convenientemente com estes problemas, elevando o risco de danos ao acervo. No que toca ao outro Depósito, notou-se uma má qualidade do ambiente, com cheiro a mofo; havia livros que se encontravam nas estantes que estavam cobertos de pó e (muitos) outros encontravam-se guardados em caixas empilhadas no chão, em vez de estarem arrumados nas estantes, como devia ser, sendo evidente a falta de gestão adequada desse Depósito. Assim, o relatório de auditoria aponta que o IC não encara com o profissionalismo devido os diversos trabalhos relacionados com a conservação e gestão do acervo, o que não só é prejudicial para o mesmo, como também, tem efeitos negativos na saúde dos trabalhadores do IC e dos utilizadores das redes de bibliotecas públicas.
Relativamente aos critérios de selecção dos livros, o CA verificou que o IC demorou cerca de oito anos e meio para concluir, aprovar e a implementar uma política de desenvolvimento do acervo, o que demonstra a falta de eficiência desse serviço. Até à conclusão dos trabalhos de auditoria, não foi possível ao IC fornecer-nos a política do acervo formalmente aprovada. No entanto, foi-nos afirmado que essa minuta servia como referência, facilitando a gradual integração com a orientação do desenvolvimento das bibliotecas públicas. Por outro lado, o CA verificou que os oito trabalhadores responsáveis pela selecção de livros do IC não adoptavam os mesmos critérios, não havendo, por isso, uniformidade nos procedimentos de selecção de livros. Mais, não foi possível retirar os dados relativos a todo o acervo devido a problemas com o sistema informático (que, entretanto, foi substituído), ou seja, não havia dados estatísticos sobre a proporção dos livros relativamente ao seu tipo e ao idioma em que está escrito. Deste modo, mesmo que o IC pretendesse alcançar determinados objectivos relativamente ao acervo bibliográfico, perante a falta de conhecimento do seu estado, não tem sido possível aos trabalhadores procederem à selecção de livros em conformidade com as orientações estabelecidas. Aliás, a equipa de auditoria verificou que os dados do sistema informático estavam incompletos, havendo certos campos relativos às informações dos livros que estavam em branco. Portanto, mesmo que o IC extraísse os dados estatísticos do sistema, estes não seriam fiáveis.
O relatório de auditoria revela, ainda, que desde a instalação do novo sistema informático, o IC nunca ordenou ao fornecedor a realização de backups em diversos formatos estipulados no contrato de aquisição. Só após o início dos trabalhos de auditoria in loco, é que esse organismo começou a analisar com o fornecedor o modo e o momento da sua realização. Por outro lado, entre 2010 e 2016, o IC realizou apenas três inventariações, cada uma delas dizendo respeito a apenas uma biblioteca/depósito, justificando que o sistema informático anterior era demasiado antigo, desactualizado e apresentava riscos no funcionamento. Apesar da implementação do novo sistema informático ter ocorrido há mais de meio ano, esse organismo ainda não tinha disponibilizado recursos para se proceder à inventariação do acervo. Somente em 2017, após o começo da presente auditoria, é que o IC reiniciou os trabalhos de inventariação.
Nos comentários gerais do presente Relatório é revelado que se verificaram insuficiências nos trabalhos básicos de gestão levados a cabo ao longo dos anos pelo IC, tais como a inadequada arrumação de livros nos Depósitos, a manutenção imprópria do acervo e, ainda, a falta de uma regular inventariação das colecções, o que revela que o pessoal do IC não possuía uma plena compreensão dos seus deveres e não era proactivo no exercício das suas funções. Se o CA não tivesse realizado a presente auditoria, a direcção do IC continuaria sem ter consciência dos problemas que se foram acumulando ao longo dos anos. Estamos perante problemas de gestão e inventariação que persistem há mais de dez anos, além disso, existem outras questões que estão por resolver, volvidos quase vinte anos. Estes problemas não se resolvem apenas com limpezas superficiais ou evitando enfrentar as questões mais importantes, como se nada passasse. A presente auditoria incidiu o desperdício do erário público devido à má gestão do acervo ao longo dos anos, o impacto causado pelo mau aproveitamento e gestão dos depósitos arrendados pelo Governo, bem como o pagamento integral de despesas com a aquisição do serviço de limpeza não obstante a prestação ter sido defeituosa. Deste modo, o IC depara-se com uma série de questões que não pode deixar sem resolução, designadamente, a assunção de responsabilidade relativamente às falhas ocorridas ao longo dos anos, a forma como hão-de ser solucionados os problemas de gestão e como informar o público acerca dos resultados da melhoria na gestão do acervo bibliográfico.
O Governo da RAEM tem procurado promover e criar espaços de difusão de cultura em Macau, tal como a nova Biblioteca Central, o reaproveitamento do Hotel Estoril, bem como a criação de novas instalações culturais comunitárias. Tudo isto requerer uma equipa de gestão capaz, responsável e honesta. A presente auditoria revela que a manutenção de uma boa imagem é importante, mas tal não prescinde de uma gestão interna competente. Por fim, o CA espera que este relatório possa ter contribuído para a resolução definitiva dos problemas detectados e para uma reforma profunda da gestão do acervo. O CA também espera que este relatório seja o ponto de partida no sentido de uma melhoria e expansão consistentes do serviço de bibliotecas públicas de Macau.
O relatório de auditoria de resultados foi já submetido ao Chefe do Executivo, podendo os interessados aceder à sua versão electrónica através do site do CA (http://www.ca.gov.mo) ou levantar exemplares em papel, disponibilizados na sua sede, durante o horário de expediente.