公共部門及公共機關所使用的具預印字樣的紙張應為中、葡雙語。公函、信件、報告書、建議書、意見書、信封、文件袋及明信片使用白色紙張，其上以黑色油墨印刷。行政長官辦公室及司長辦公室得使用其他顏色的紙張。
第5/98/M號法令亦規定了印件格式編號及尺寸、紙張種類、紙張的規格及格式，以及信封及文件袋的規格及印刷等，並將專印權授予印務局，規定其在印製所有官方印刷品及信封時應嚴格遵守既定準則。此法規是使印件標準化的一項努力，從而更好地規範及改善對公眾提供的服務。
此外，根據第6/1999號行政法規第十四條，政府部門及實體的徽號及標誌，凡載有文字者，均應以中文位於左邊，葡文位於右邊，或中文位於上，葡文位於下。而且，此規定亦適用於政府部門及實體的名稱、印件、文件、工作證及其他證件。