因應現時澳門各公共部門電子文件的使用已日漸普及，為加強有關人員對電子文件管理及保存政策的認識和交流，行政暨公職局昨天(2月17日)舉辦了一項“電子文件管理機制研究”研討會，邀請到中國人民大學馮惠玲教授和劉越男副教授，分享中國政府在制訂電子文件管理及保存政策的過程，並介紹相關的應用技術方案。 該兩位主講嘉賓分別兼任中國人民大學檔案館館長及中國人民大學電子文件管理研究中心執行主任，對於國內制訂相關政策的經驗豐富。研討會有多個澳門政府部門、共二百多名資訊技術、檔案管理及法律範疇的主管及人員參加。 行政暨公職局副局長杜志文致開幕詞時指出：傳統紙張文件的管理各部門皆有明確規範，在電子文件日漸普及的今天，文件的生成、傳送、使用以至保存等過程，已經逐漸被電子化，其管理也應該作出規範；否則，將可能出現“失存”、“失效”、“失控”、“失信”的現象。因此現時是適當時機，各部門關心和思考一下電子文件管理及保存機制的問題。 馮惠玲教授在講座中介紹了中國電子文件管理的進展：總體情況、所遇到的問題、電子文件國家戰略的制定和實施、主要措施和進展，以及當前全國電子文件管理的主要特點等。其中重點介紹了國內 “三個一” 措施的成功經驗：發佈了一份規範文件《電子文件管理暫行辦法》、成立了一個跨部門的協調管理機構，以及採取了一系列的配套措施。透過明確管理目標、確定全程管理體制、實行 “頂層設計，分工實施”、緊跟國際前沿的方針政策，中國近年在電子文件管理制度方面得到較快的發展。 劉越男副教授接著講解了中國電子文件管理系統（ERMS）標準的發展情況，包括電子文件管理系統的目標、法律和功能上的要求、其他較先進國家及地區的標準，以及國內標準的發展情況。 會上參加者亦踴躍提出問題及討論，為研討會增添不少互動交流。兩位教授亦向澳門電子文件管理機制的發展提出了三點建議：一是整體推進，制訂統一的政策和標準；二是由源頭做起，實行文件的“全程管理”；三是要參考國際和國內的標準，加強交流合作。 透過是次研討會，澳門各公共部門瞭解到國內電子文件管理及保存的法規、措施和標準，汲取到難得的經驗，建立了合作的途徑，對本澳日後開展相關政策的制訂，以及進一步的交流合作，有著極大的意義和幫助。