正如先前提及，行政行為是指行政當局機關的決定，目的是在個別具體情況中，依據公法的規定產生法律效果。
如法律沒有規定以其他方式，或基於該行為的性質及作出該行為時的情節不要求以其他方式作出，行政行為應以書面作出（第一百一十二條第一款）。
應採用清楚、準確及完整的方式陳述行政行為內容，以便明確界定其含義及範圍及行政行為的法律效果。內容應陳述作出行為的當局、（倘須指出的）授權或轉授權、相對人或各相對人的認別資料，指出引起該行政行為的重要事實或行為，（當被要求時）說明理由、決定的內容或含義以及有關標的、作出行為的日期、行為者的簽名或作出該行為的合議機關的主席的簽名（第一百一十三條）。
除法律特別要求應說明理由的行政行為外，下列行政行為亦應透過簡潔闡述有關事實依據及法律依據來說明理由（第一百一十四條及第一百一十五條）：
1）以任何方式全部或部分否認、消滅、限制或損害權利或受法律保護的利益，又或課予或加重義務、負擔或處罰的行政行為；
2）就聲明異議或上訴作出全部或部分決定的行政行為；
3）作出與利害關係人所提出的要求或反對全部或部分相反的決定的行政行為；
4）作出與意見書、報告或官方建議的內容全部或部分相反的決定的行政行為；
5）在解決類似情況時，或在解釋或適用相同的原則或法律規定時，以有別於慣常採取的做法，作出全部或部分決定的行政行為；
6）全部或部分廢止、變更或中止先前的行政行為。