公務信函一般採用公函形式，亦可使用明信片、傳真、電子郵件或能確實通訊接收人與發送人並保障通訊真確性的其他通訊方式（第二條第一款及第二款）。
只有機關的據位人及有資格的工作人員；經授權或授權簽署後方得以有關公共部門或公共機關的名義與其他實體進行公務通訊（第三條第一款）。
信函內應載有簽名、簽名者姓名、簽名者官職及有關卷宗的識別資料。如信函涉及秘密事宜，應將信函裝入兩個信封，並在文件及內信封上註明“密件”字樣，且僅可由受文實體開啟。如信函僅可由收文人知悉，則須註明“機密”字樣（第二條第三款及第四款、第三條第二款）。
信函所用印件內，除澳門特別行政區的徽號及公共部門或公共機關的官方名稱外，尚應指明方便通訊的資料，尤其是地址、電子郵件位址、傳真號碼及電話號碼（第五條第二款）。
對收到的公函、申請書、請求書、陳述書、聲明異議或上訴須作登記；負責接收文件的工作人員須對該等文件編號、註明日期並作簡簽。在發送信函時亦應對其作按順序的編號並註明日期（第十六條第一款及第三款）。
至於卷宗的檔案，一般卷宗須按事宜編排，且應在卷宗的封面及背部註明識別資料。個人卷宗須編號，而在內部應按事宜分類，並應按字母順序記入資料卡。處理密件及機密信函時須編排特別卷宗，且卷宗內須註明編號、日期以及文件之去向或來源（第十七條第二款至第四款）。
一九八九年十月三十一日第73/89/M號法令，訂定了澳門的檔案處理制度，成立總檔案委員會，負責訂定檔案保存的準則及期限，並評定有關文件是否具歷史價值，若然，則交到澳門歷史檔案室／歷史檔案館（現為澳門檔案館）保存。